Registre a Solicitação de Compra e configure o envio de cotações por e-mail aos fornecedores.

Cadastros necessários

Cadastros Necessários:

Para gerar solicitações de compras, é necessário que o comprador esteja cadastrado (normalmente é um cadastro de funcionário transformado em comprador), e que o insumo também esteja cadastrado.

•  Comprador

Se o funcionário ainda não estiver cadastrado como comprador, transforme o cadastro da seguinte forma:

Como acessar

Abra o cadastro de Pessoa.(Suprimento > Geral> Pessoa)

Passo a passo

1. Na aba pesquisa, marque a opção FUNCIONÁRIO no campo ‘Tipo de Pessoa’.

   

2. Clique  no botão  e localize o cadastro que deseja configurar como comprador.

3. Altere o cadastro e marque no campo ‘Tipo de pessoa’ como COMPRADOR.

   

4.  O cadastro de comprador será aberto automaticamente com os dados do funcionário preenchidos. Preencha o que faltar conforme necessário e grave o cadastro.

Solicitação de compra

 Solicitação de Compras

Como acessar

Abra o módulo de solicitação de compras.(Suprimento > Compras> Solicitação de Compra)

Passo a passo

1. Clique  no botão .

2. Os campos “data” e “Usuário solicitante” serão preenchidos automaticamente com a data do computador e o usuário logado no sistema.

3. Preencha o Centro de custo e o comprador (previamente cadastrados)

   

4. Adicione os itens que deseja solicitar para compra e clique no botão  para baixar na grade, informando quantidade e data para entrega para cada item.

5. Para finalizar clique em

   

Envio de cotações por e-mail

• Envio de e-mail de cotação para os fornecedores

Cadastros necessários

1. Cadastros Necessários:

Para envio de e-mails para os fornecedores, é preciso que o usuário que irá fazer as cotações (logado no sistema) tenha as configurações de envio (SMTP) informadas no seu cadastro.

1.1 Cadastro de Usuários

Como acessar

Abra o cadastro de Usuários (Configurações> Controle de Acesso > Usuário)

Passo a passo

1. Localize o cadastro de usuário que será responsável para o envio dos e-mails de solicitação de compra e clique em .

2. Na aba “Configuração de email”, informe os dados para autenticação e envio, conforme demonstra figura abaixo

   

Modelo do e-mail

1.2 Propriedades do Sistema

Na aba”Suprimento” sub-aba “Cotação de Compra” é possível configurar um “html”, que formará o texto do e-mail, preenchidos com alguns campos do sistema (nome do fornecedor, tabela de itens, etc).

Envio da cotação

2. Enviando E-mails de cotação

Passo a passo

1. Abra o módulo ‘Solicitação de Compra’ e localize a solicitação que deseja enviar e-mail de cotação e clique no botão “opções” à E-mail Cotação de Compra

   

2. Se o item tiver a “Ficha de Fornecedor” preenchida no cadastro de Insumo/Produto, a tela será preenchida automaticamente com os fornecedores e itens da Solicitação (como mostra as 2 próximas figuras).

   

   

3. Se a ficha do fornecedor não estiver preenchida, é possível selecionar os fornecedores (e seus e-mails) manualmente, baixando para a grade a cada fornecedor e selecionando os itens por fornecedor.

   

4. O campo “Corpo do E-mail”, é utilizado para substituir a tag [CORPO_EMAIL] que pode ser informada na configuração de e-mail nas propriedades do sistema.

5. Para enviar o e-mail, clique em .

Referência complementar do manual: Solicitação de compra: itens, entregas e avaliações

A Solicitação de Compra registra os produtos que o setor de compras deve providenciar.

Como acessar

Suprimentos > Compras > Solicitação de Compra, conforme o roteiro de apoio.

Principal

• Código: gerado automaticamente em sequência, sem alteração pelo usuário.
• Data: data de registro da solicitação.
• Usuário solicitante: usuário logado que realizou o cadastro.
• Tipo de Operação: aparece quando a avaliação de Solicitação de Compra está ativa. Apenas tipos marcados para apresentar em Solicitação de Compra podem ser selecionados.
• Centro Custo: conta previamente cadastrada, usada para contas contábeis gerenciais e lançamentos contábeis da solicitação.
• Comprador: pessoa previamente cadastrada que adquire os produtos ou serviços.
• Observação: informações gerais da solicitação.

Aba Itens

• Insumo: item a comprar.
• Un. e Complementar: preenchidos conforme o cadastro do insumo.
• Quantidade: quantidade necessária.
• Data Entrega: data em que o produto deve estar disponível. O sistema verifica Dias para Ressuprimento na aba Compra, subaba Ficha do Fornecedor, do cadastro de Insumos e alerta quando a previsão é menor que o prazo de ressuprimento.
• Dimensões: Espessura X Largura X Comprimento, habilitadas pela propriedade de Compra, aba Geral, Habilitar campos para informar as dimensões no formulário de Solicitação de Compra. Somente podem ser editadas se o insumo possui a marcação Possui Dimensão. Dimensões fixas do cadastro não podem ser alteradas na solicitação.
• Observação: descrição do produto solicitado. A liberação para digitar é definida no cadastro do produto ou insumo.

Após incluir os itens na grade, o botão da coluna Solicitado abre a tela para cadastrar datas de entrega diferenciadas para o mesmo item.

Propriedades do sistema para avaliações

Em Propriedades do Sistema, opção Comercial, aba Solicitação de Compra:

• Ativar processo de avaliação de Solicitação de Compra: ativa ou desativa a avaliação, a barra no rodapé e a aba Avaliações com o histórico.
• Tipo de Operação Padrão: disponível quando a avaliação está ativa. É sugerido ao incluir uma solicitação e na geração automática por Estoque Mínimo e Necessidade de Material.
• Dias para solicitação de compra atrasada: compara a data atual com a data de cadastro. Quando ultrapassa o número de dias informado, colore a linha conforme a propriedade seguinte.
• Definir cor para a solicitação de compra atrasada: cor das linhas atrasadas na aba Pesquisa.

Rodapé

E-mail Cotação de Compra envia e-mails aos fornecedores para cotar os itens.

Passo a passo

1. Clique em Incluir no rodapé.
2. Preencha Centro de Custo e Comprador.
3. Informe Item, Quantidade e Data Entrega e clique no ícone de incluir para adicionar à grade.
4. Repita para cada item e clique em Gravar.
5. Para consultar solicitações, volte à aba Pesquisa, preencha os filtros e execute a pesquisa.